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悠悠十三載 殷殷桃李情——蘭州城市學院檔案館工作側記

  蘭州城市學院是2006年經教育部批準設置的一所省屬全日制普通本科院校,位于“金城”蘭州,交通便捷,四通八達,區位優勢得天獨厚。2015年,學院正式加入全國應用技術大學(學院)聯盟,成為甘肅省首批應用技術大學試點高校。2016年,學院成為中國校企協同產學研創新聯盟在甘肅省的唯一一家理事單位。2017年,教育部決定由華東師范大學對口支援蘭州城市學院,兩校正式建立對口支援關系。同年,蘭州城市學院入選教育部“國育華漁VR世界實驗室”項目試點學校。
  一進校門,“手腦并用,創造分析”8個大字映入眼簾。這是被習近平總書記高度評價,稱之為“將畢生獻給了中國民族獨立和國家建設事業”的新西蘭友人、中國人民的老朋友、著名教育家路易·艾黎教育思想的精髓,也是蘭州城市學院的校訓。蘭州城市學院這所新興的本科院校的前身是始建于1958年6月的蘭州師范高等專科學校和路易·艾黎于1942年5月創辦的培黎石油學校,歷史可謂悠久。2007年8月,經甘肅省政府批準,省幼兒師范學校整體并入學院,最終形成現在的辦學規模。學院秉承校訓,繼承發揚優良傳統,以努力建設成為國內知名有特色高水平的應用型大學為目標,致力于應用型人才的培養,為甘肅經濟社會發展作出了積極貢獻。目前,學院已培養出各類優秀畢業生4萬多名。
  蘭州城市學院成立之初,檔案館就隨之建立。檔案館剛建成時,只有幾間房作為辦公室和檔案庫房,僅藏有以文書檔案為主的幾千件檔案,條件十分艱苦。經過13年的不懈努力,學院檔案館無論是在硬件還是軟件上都得到很大的提升。如今的檔案館新館位于校本部,由舊圖書館改建而成,館庫面積348平方米,館藏檔案逾7.3萬卷(件)。其中,照片檔案近3.8萬件、實物檔案150件、數字化檔案近30萬頁250GB(吉字節)。內容涵蓋原來3所學校以及蘭州城市學院成立以來的黨群行政、教學科研、學生學籍、基建、設備、出版、財務、聲像等10類檔案。
  目前,學院檔案館有5名工作人員,平均年齡超過50歲,愛崗敬業、忠于職守。他們通過外出學習培訓、調研交流,不斷提升自身的專業素質和水平,將學到的先進經驗運用到實際工作中。建館之初,檔案館就制定出較高的檔案管理標準。在歷任學院領導的關心支持和甘肅省檔案局的業務指導下,他們加快步伐,以高效的檔案管理和優質的利用服務,推進了學院檔案工作的持續發展。
  2012年,學院檔案館通過甘肅省特級檔案單位驗收。2013年學院建設的“逸夫圖書館”項目檔案被評為甘肅省建設項目檔案管理省級示范項目。在全省歷年檔案管理工作檢查中多次被評為“特優”,3次被授予“全省檔案管理工作先進集體”稱號。


建章立制 規范管理 對歷史負責


  來到檔案館,檔案館館長張亦軍向記者介紹了檔案管理工作情況。
  2016年,按照甘肅省委辦公廳、省政府辦公廳下發的《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的實施意見》及甘肅省高校檔案工作會議精神,校黨委常委會議聽取了檔案館關于修訂《蘭州城市學院檔案管理辦法》的匯報,專題研究了學校的檔案管理工作,成立了由校長任主任的蘭州城市學院檔案管理委員會,檔案館館長任辦公室主任。檔案管理委員會會議通過了重新修訂的《蘭州城市學院檔案管理辦法》,要求全校各院系、各部門按照新修訂的辦法開展工作。
  在此基礎上,學院檔案館工作人員多方調研、集思廣益,又先后修訂了《蘭州城市學院檔案歸檔范圍及保管期限表》《電子文件管理辦法》《蘭州城市學院學生檔案管理細則》等一系列文件,形成了更加適合學院檔案工作開展、便于實施操作的制度體系,為學院檔案規范管理、現代化管理提供了制度保障。
  明者因時而變,知者隨事而制。有了制度保障,學院檔案館進一步加強了對各類檔案的規范管理。
  一是按照檔案管理辦法,整合所有檔案資料。學院所有紙質檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案等一律由檔案館統一規范管理。檔案工作人員負責保管整理,確保歸檔的各類文件資料、案卷、實物不遺漏丟失,歸檔材料格式、內容等符合檔案保管要求,歸檔文件完整、準確、規范。此外,還制作了檔案存放圖,各類檔案的存放位置一目了然,使檔案的管理和利用更加便捷高效。
  二是加強學生檔案的規范管理和轉遞。新生入學檔案由各院系移交到檔案館時,檔案管理人員對每個班級的每份檔案都有明確詳細的記錄。不僅如此,檔案館對畢業生材料的審核、整理、歸檔和寄發更是嚴格把關,每個環節都要細致規范,確保畢業生檔案各項內容規范齊全、轉遞信息準確無誤,做到對每名學生負責。
  三是加強學籍檔案的管理。在檔案館成立初期,檔案工作人員便對館藏原3所學校的學籍檔案進行了核對整理。歷年入館的學籍檔案包括畢業生錄檢表、學籍表、成績檔案表、學士學位審批表和畢業生發證登記表等。2018年,館藏的16萬多件學籍檔案全部完成數字化,極大地提高了學籍認證的查閱效率。
  四是加強聲像檔案的征集與管理。在征集歸檔各類聲像資料的同時,檔案館還開展了歷屆畢業生個人照片和班級合影照片的收集工作。現已歸檔整理了2009屆至2018屆畢業生個人照片和班級合影照片近4萬張,并同步保存了數字化副本。此外,還歸檔整理了原3所學校和蘭州城市學院成立后的教學觀摩、學術研討、國際交流和學院大型活動等方面的錄像帶、光盤等500余盒。
  在檔案館庫房,工作人員展示了學籍檔案、照片檔案等檔案資料。學籍檔案內各種資料齊全有序規范,特別是照片檔案中的班級合影,每名學生所在的位置都標注得非常清楚,為今后查閱利用提供了極大的便利。


以人為本 合理利用 為現實服務


  目錄數據庫和檔案信息查閱系統是檔案利用的基礎。檔案館在學校領導的重視和支持下,建館初期即開始檔案目錄數據庫建設。2009年,學校劃撥專項資金購買了檔案管理系統軟件,建立了檔案信息查詢系統,極大地方便了畢業學生檔案去向的查詢。依托蘭州城市學院檔案管理系統和學院辦公自動化系統,學校通過對各院系兼職檔案管理人員開展檔案管理軟件使用培訓和檔案規范管理業務知識培訓,實現了部分院系和部門的數字文件網上歸檔,減少了工作程序,提高了工作效率。
  目前,檔案館每年的直接利用量達5000多人次,遇上利用高峰期,工作人員往往應接不暇。為方便快捷地滿足檔案利用需要,檔案館的工作人員在軟件工程師協助下,編制了多種檢索工具,完善檔案信息查閱系統。在確認利用目的,不涉及保密、手續、身份等因素的前提下,檔案館可以在電腦上提供在線查詢等服務,工作人員無需進庫房即可提供各類檔案的查詢和利用服務。此舉不僅提高了工作效率,也為檔案利用者帶來便利,提高了他們的滿意度。
  檔案利用工作在學院的教學科研、黨政管理、教職員工的社保、房屋產權等方面不可或缺,在為畢業生學籍認證提供證明、為原培黎石油學校遺留的畢業證發放等工作提供原始依據方面更是作用顯著。點點滴滴中,檔案的價值得以充分發揮。檔案館工作人員向記者介紹了幾個檔案利用的事例。
  2014年5月30日,學院杰出校友、SOHO中國董事長潘石屹先生訪問母校。在座談會上,學校領導將學籍檔案復制件作為紀念品贈予潘石屹。他非常激動,表達了對學校培育之恩的感謝。這背后少不了檔案館工作人員的默默付出。
  2015年12月,為順利辦理學校職工養老保險參保事宜,檔案館工作人員查閱了館藏原3所學校上千件自1958年以來的相關檔案資料,核準復印了在職、退休職工500余人的聘任以及退休檔案資料,為學校教職工移交社保、辦理養老保險提供了真實有效的依據。
  2016年12月,1989屆畢業生余某因工作單位對其教師資格證進行重新審核,而其個人檔案中缺少心理學、教育學成績以及實習成績,導致其教師資格證審核無法通過。如沒有相關成績,他必須參加幾天后的教育學、心理學統一考試。余某本人已近50歲,又沒有做好復習準備,心情十分沮喪。無奈之下,他抱著試一試的態度來到檔案館,請求幫助查詢并提供證明。為此,檔案館工作人員加班加點,查閱了原蘭州師專1988年、1989年的學籍檔案,終于在原始記載中查找到了他的相關成績,為其提供了復印件并加蓋檔案認證專用章,幫助余某順利通過了相關審核。
  編史修志是各級檔案館的一項重要工作。蘭州城市學院檔案館利用館藏檔案資料參與編撰校史、大事記、制度匯編等,為學院各院系、各部門及師生提供檔案信息服務,先后在《蘭州城市學院大事記》《蘭州城市學院組織機構》《蘭州城市學院學術活動》《蘭州城市學院檔案館學術交流論文匯編》等文獻資料的編纂中發揮了重要作用。此外,檔案館還為學校校史館、路易·艾黎紀念館的建設提供了許多寶貴的原始檔案資料。
  親身經歷并見證了蘭州城市學院檔案館13年間的從無到有、從小到大,張亦軍感慨地說:“檔案管理工作是一項基礎性工作,隨著蘭州城市學院辦學規模的不斷擴大,檔案管理工作在學院中的地位和作用日益突出。”他表示,豐富館藏內容,避免館藏檔案損毀,更好地服務檔案利用者,是檔案人不變的初心,學院檔案館還將進一步優化檔案服務功能,不斷完善制度建設。
  檔案是過去時,檔案工作永遠是進行時。
  我們相信,蘭州城市學院的檔案管理水平會越來越高,檔案館的功能作用會不斷拓展,檔案服務手段也將越來越豐富。

  原載于《中國檔案報》2019年4月1日  總第3354期  第一版

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